Miten varmistan, että ulkopuolinen LVI-urakoitsija hoitaa verotuksen ja lakisääteiset velvoitteet yrityskiinteistössä?
Miten varmistan, että ulkopuolinen LVI-urakoitsija hoitaa verotuksen ja lakisääteiset velvoitteet yrityskiinteistössä?
Yrityskiinteistöissä LVI-urakoitsijan luotettavuus ei liity vain tekniseen osaamiseen, vaan myös lakisääteisten velvoitteiden, dokumentaation ja vastuiden hoitamiseen. Näihin In Tubo Oy perustaa toimintamallinsa.
Lyhyt vastaus:
Kun ostat LVI-palvelua yrityskiinteistöön, varmista vähintään kolme asiaa:
ennakkoperintärekisteri,
ALV-rekisteri ja
eläkevakuuttaminen (TyEL, jos yrityksellä on työntekijöitä). Käytännössä tämä onnistuu yhdistämällä
YTJ-tarkistus ja
tilaajavastuuraportti (esim. Luotettava Kumppani) ja arkistoimalla dokumentit. Tilaajavastuulaki kertoo, mitä selvityksiä tilaajan pitää pyytää ennen sopimusta ja miten tuoreita niiden tulee olla (lähde:Tyosuojelu.fi).
Pääpointit
- Tarkista YTJ:stä ennakkoperintä-, ALV- ja tarvittaessa työnantajarekisterimerkinnät (lähde: YTJ yrityshaku).
- Pyydä
tilaajavastuuselvitykset: verojen maksutilanne, TyEL-todistus/maksut, kaupparekisteriote, tieto työehdoista/TES:stä (lähde: Tyosuojelu.fi).
- Helpoin tapa vähentää säätöä on
raportti palvelusta, joka kokoaa tiedot yhteen (lähde: Luotettava Kumppani).
- Lisää sopimukseen
ehto tietojen ajantasaisuudesta ja oikeus pyytää päivitys, jos urakka pitkittyy.
Pk-seudulla kiire tulee nopeasti, mutta
paperit ensin ja vasta sitten aikataulu lukkoon.
Mistä rekistereistä urakoitsijan luotettavuus selviää nopeasti?
Aloita aina samasta paikasta: YTJ (Yritys- ja yhteisöhaku). Syötät urakoitsijan nimen tai mieluiten Y-tunnuksen, ja tarkistat merkinnät ennakkoperintärekisteriin ja ALV-rekisteriin (sekä tarvittaessa työnantajarekisteriin) (lähde: YTJ yrityshaku).
Verohallinto korostaa, että ennakkoperintärekisterimerkinnän tieto on julkinen ja ostajalla on velvollisuus tarkistaa, kuuluuko suorittaja rekisteriin (lähde: Vero.fi).
Pääpointti: Jos rekisterimerkinnät eivät ole kunnossa, selvitä syy ennen tilausta.
Pikakanavat (hakukriteerit + mistä haet):
- YTJ yrityshaku: hae
Y-tunnuksella (varmin) → tarkista rekisterit (lähde: YTJ)
- Ennakkoperintärekisterin tarkistusohje: mitä tarkistus tarkoittaa käytännössä (lähde: Vero.fi)
Mitä tilaajavastuulaki käytännössä edellyttää LVI-ostossa?
Tilaajavastuulain idea on yksinkertainen: kun käytät ulkopuolista työvoimaa (esim. LVI-urakoitsija tekee työtä kohteessa), tilaajana hankit tilaajavastuuselvitykset ennen sopimusta. Työsuojeluhallinto listaa, että selvitykset eivät saa olla yli 3 kuukautta vanhoja sopimusta tehtäessä, ja ne tulee myös säilyttää vähintään 2 vuotta työn päättymisestä (lähde: Tyosuojelu.fi).
Pääpointti: Kyse ei ole “paperinpyörityksestä”, vaan siitä että tilaaja varmistaa lakisääteiset velvoitteet ennen yhteistyötä.
Mitkä tarkistukset teen itse ja mitkä ulkoistan raportille?
Tavoite on nopeus ja varmuus. Siksi teen yleensä näin:
YTJ itse, ja jos toimittajia on useita tai urakoita paljon, haen lisäksi
tilaajavastuuraportin.
| Tarkistus | Teen itse (nopea) | Raportilla (helppo) | Miksi tämä on tärkeä tilaajalle? |
|---|---|---|---|
| Ennakkoperintärekisteri | YTJ | Luotettava Kumppani | Jos urakoitsija on rekisterissä, ostajan ei yleensä tarvitse toimittaa ennakonpidätystä työkorvauksesta (lähde: Vero.fi). |
| ALV-rekisteri | YTJ | Raportti | Varmistaa, että ALV-rekisteröinti on kunnossa (lähde: YTJ). |
| Tilaajavastuun “paketti” | Dokumentit pyytämällä | Luotettava Kumppani | Lain voi hoitaa myös luotettavan yksityisen palveluntuottajan kautta (lähde: Tyosuojelu.fi). |
Pääpointti: YTJ on paras pikaseula, raportti on paras arjen “yksi pdf ja valmis” -ratkaisu.
Lisämateriaali: mitä Luotettava Kumppani käytännössä tekee (lähde: Vastuu Group).
Miten rakennan sopimukseen turvakaiteet ilman turhaa byrokratiaa?
Hyvä sopimus ei ole pitkä, vaan selkeä. Näillä kohdilla pidät homman hallinnassa myös silloin kun Pk-seudulla aikataulu kiristyy:
- Ehto ajantasaisuudesta: urakoitsija sitoutuu pitämään tilaajavastuutiedot ajan tasalla koko urakan ajan.
- Oikeus pyytää päivitys: jos työ pitkittyy, tilaaja voi pyytää uudet selvitykset (muista 3 kk -tuoreus) (lähde: Tyosuojelu.fi).
- Alihankkijaketju näkyväksi: jos urakoitsija käyttää alihankkijaa, vaadi sama prosessi myös heille.
- Vastuuhenkilö ja viestintärytmi: nimeä yhteyshenkilöt ja vasteajat (“soitto takaisin samana päivänä” on usein realistinen).
Pääpointti: Kun pelisäännöt sovitaan kirjallisesti, arki pysyy sujuvana eikä yllätyksiä tarvitse jälkiselvittää.
Miten teen tarkistukset vaihe vaiheelta?
Vaihe 1: Pyydä Y-tunnus ja minimidata heti tarjouksen alussa
Pyydä sähköpostilla: yrityksen Y-tunnus, vastuuhenkilö ja lyhyt kuvaus työn sisällöstä sekä ajankohdasta. Y-tunnus on käytännössä avain kaikkeen tarkistamiseen (lähde: YTJ – Y-tunnus).
Pääpointti: Ilman Y-tunnusta tarkistukset ovat aina hitaampia ja virhealttiimpia.
Vaihe 2: Tarkista rekisterit YTJ:stä (2-5 min)
- Kanava:
YTJ yrityshaku (lähde: YTJ)
- Hakukriteeri:
Y-tunnus
- Tarkista:
ennakkoperintä,
ALV, tarvittaessa
työnantajarekisteri
Pääpointti: Tämä on nopein “vihreä/punainen valo” ennen kuin yksikään lasku liikkuu.
Vaihe 3: Pyydä tilaajavastuutiedot raporttina tai dokumentteina
- Kanava A:
Luotettava Kumppani -palvelu (lähde: Vastuu Group)
- Kanava B: urakoitsija toimittaa
tilaajavastuuselvitykset suoraan (lähde: Tyosuojelu.fi)
Pääpointti: Sujuva dokumenttitoimitus kertoo usein myös siitä, että urakoitsijan prosessit ovat kunnossa.
Vaihe 4: Arkistoi ja merkitse tarkistuspäivä
Tallenna raportti/dokumentit projektikansioon ja kirjaa: tarkistettu pvm + kuka tarkisti. Työsuojeluhallinto muistuttaa myös säilytysvelvollisuudesta (lähde: Tyosuojelu.fi).
Pääpointti: Hyvä dokumentointi tekee auditoinnista ja sisäisestä raportoinnista helppoa.
Miksi tämä korostuu juuri LVI-palveluissa yrityskiinteistössä?
LVI-päätökset vaikuttavat usein suoraan kiinteistön arkeen ja kustannuksiin. Esimerkiksi eräässä laajasti siteeratussa katsauksessa todetaan, että HVAC-järjestelmät voivat muodostaa 40-60 % rakennusten energiankäytöstä (lähde: MDPI).
Lisäksi Suomen rakennuskanta on osin iäkäs:
Tilastokeskus raportoi, että asuinrakennuksista noin 60 % on rakennettu vuonna 1970 tai sen jälkeen, eli merkittävä osa on tätä vanhempaa (lähde: Tilastokeskus).
Pääpointti: Kun sekä tekninen osaaminen että lakisääteiset velvoitteet ovat kunnossa, kiinteistö pysyy hallittavana ja ennakoitavana.
- In Tubo: LVI-huolto yrityskiinteistöihin - kun haluat säännöllisen huollon ja nopeat vikakorjaukset samalla kumppanilla.
- In Tubo: lämmitys
- kun tavoitteena on toimiva kiinteistön lämmitys.
Markus Kirvesmäki, asiakasneuvoja In Tubolla, yli 9 vuoden kokemus LVI-urakoinnista
“Olen huomannut, että parhaat yhteistyöt syntyvät, kun kommunikointi on suoraa ja tilaajavastuun tarkistus on rutiini, ei projekti."
Usein kysytyt kysymykset
Riittääkö, että urakoitsija sanoo olevansa ALV-velvollinen?
Ei. Tarkista merkintä YTJ:stä ja dokumentoi (lähde: YTJ).
Mitä jos urakoitsija ei ole ennakkoperintärekisterissä?
Silloin selvitä syy ennen tilausta. Ennakkoperintärekisteri vaikuttaa käytännön laskutus- ja verotusmenettelyyn (lähde: Vero.fi).
Pitääkö selvitykset olla tuoreita?
Kyllä. Tilaajavastuuselvitykset eivät saa olla yli 3 kuukautta vanhoja sopimusta tehtäessä (lähde: Tyosuojelu.fi).
Yhteenveto
Kun kyse on yrityskiinteistöstä, tärkein kysymys ei ole "sattuuko jotain", vaan "mitä tapahtuu, kun jotain sattuu". Vikapäivystys on se kohta, jossa hyvä urakoitsija näyttää todellisen arvonsa.
Sertifikaatit ja luvat ovat yksi osa kokonaisuutta, jolla yrityskiinteistön LVI-urakoitsijan luotettavuutta kannattaa arvioida. Olemme koonneet koko mallin yhteen artikkeliin:
Mistä tietää, onko LVI-urakoitsija oikeasti luotettava?
Muita blogi kirjotuksiamme:
