Miten LVI-urakan kommunikointi kannattaa järjestää käytännössä?
Miten LVI-urakan kommunikointi kannattaa järjestää käytännössä?
Asiantuntija: Markus Kirvesmäki, toimitusjohtaja ja LVI-asiantuntija (yli 9 vuotta LVI-urakointia)
Päivitetty: 31.12.2025
Lyhyt vastaus:
Kun LVI-urakan kommunikointi toimii,
työ etenee ilman “yllätyskierroksia”: päätökset tulevat ajoissa, rajaukset pysyvät samoina ja tilaaja näkee tilanteen yhdellä silmäyksellä.
Käytännössä tämä vaatii kolme asiaa:
yksi yhteyshenkilö, sovittu
rytmi (milloin raportoidaan) ja selkeä
muutosten hyväksyntäpolku (kuka päättää ja miten).
Kommunikointi ei ole “kiva lisä”, vaan projektinhallinnan työkalu, joka pitää aikataulun ja kustannukset ennustettavina.
Pääpointit
- Nimeä yksi vastuullinen yhteyshenkilö tilaajalta ja urakoitsijalta. Muuten tieto pirstaloituu.
- Sovi viikkorytmi: lyhyt tilannepäivitys + seuraavat päätökset + riskit.
- Tee muutoksille selkeä hyväksyntämalli (mitä saa tehdä heti, mitä vasta hyväksynnällä).
- Käytä yhtä “totuuden lähdettä”: sama paikka aikataululle, pöytäkirjoille ja päätöksille.
- Dokumentoi pienetkin havainnot, koska
huollon laiminlyönnit ja virheelliset liitokset ovat yleisiä ongelmien taustatekijöitä (BSRIA).
Mistä tietää, että kommunikointi on sujuvaa, eikä vain satunnaista?
Hyvin järjestetty kommunikointi näkyy siitä, että jokainen tietää
mitä raportoidaan, kenelle ja milloin.
Kun sama malli toistuu viikosta toiseen, urakka pysyy rauhallisena myös silloin, kun työmaalla tulee eteen tarkennuksia.
Tilaajan kannalta paras merkki on se, että päätöksiä ei kysytä “viime tipassa”.
Pääpointti: Jos kommunikointi riippuu yksittäisten ihmisten muistista, se ei ole prosessi vaan riski.
Mitkä kanavat kannattaa valita ja mitä niissä kuuluu kulkea?
Kanavien idea on vähentää säätöä: yksi paikka kiireellisille asioille ja yksi paikka dokumentaatiolle.
Pk-seudulla urakoissa näkyy usein sama haaste: viestit hajaantuvat sähköpostiin, WhatsAppiin ja puheluihin, jolloin kokonaiskuva katoaa.
Valitse mieluummin vähemmän kanavia mutta käytä niitä johdonmukaisesti.
| Kanava | Käyttötarkoitus | Mitä sinne ei laiteta |
|---|---|---|
| Puhelu | Akuutti päätös tai turvallisuus / katko | Pitkiä taustoituksia ilman kirjausta |
| Sähköposti | Hyväksynnät, sopimukset, viralliset päätökset | Päivittäinen “pienviestintä” |
| Projektialusta / jaettu kansio | Aikataulu, pöytäkirjat, kuvat, päätöslista | Kiireelliset “nyt heti” -pyynnöt |
| Pikaviesti (WhatsApp) | Päivän tilanne, nopea tarkennus | Lopulliset rajaukset ilman vahvistusta |
Pääpointti: Kommunikointi ei ole yhtä sujuvaa, jos kanaville ei sovita rooleja ja sisältöä.
Miten sovitaan raportointirytmi, joka ei tunnu byrokratialta?
Toimivin malli on lyhyt, ennakoiva viikkopäivitys, jossa on aina samat kolme kohtaa:
- mitä tehtiin
- mitä tehdään seuraavaksi
- mitä päätöksiä tarvitaan tilaajalta
Kun rytmi on vakio, tilaaja pystyy reagoimaan ajoissa, ja urakoitsija pystyy suunnittelemaan resurssit.
Pääpointti: Raportoinnin tavoite ei ole “kirjoittaa”, vaan tehdä päätökset ajallaan.
Miten päätöksenteko kannattaa rakentaa, jotta työ ei pysähdy?
Moni viive syntyy siitä, että päätöstä ei uskalleta tehdä tai ei tiedetä, kuka päättää.
Sovi etukäteen “päätöskatto”: mitä urakoitsija saa ratkaista itse ja milloin vaaditaan tilaajan hyväksyntä.
Tämä on erityisen tärkeää yrityskiinteistöissä, joissa käyttökatkot voivat olla kalliita (Gartner).
Pääpointti: Päätösmalli on kommunikoinnin selkäranka.
LVI-urakan suurimmat ongelmat eivät synny tekniikasta, vaan puutteellisesta projektinhallinnasta ja katkonaisesta kommunikoinnista. Kun vastuut, aikataulut ja päätöksenteko ovat selkeitä, työ etenee hallitusti ja yllätykset vähenevät merkittävästi. In Tubolla projektinhallinta perustuu avoimeen viestintään, nimettyihin vastuuhenkilöihin ja jatkuvaan tilannekuvaan, jotta asiakas tietää koko ajan missä mennään ja miksi.
Luottamusta käytännössä:
Google 4,9 ★ (28 arvostelua)
Millainen “muutospyyntö” estää turhat lisätyöt?
Hyvä muutospyyntö on lyhyt ja yksiselitteinen:
mitä muuttuu, miksi, vaikutus aikatauluun ja hintaan, sekä kuka hyväksyy.
Jos muutoksia tehdään “suullisesti”, ne muuttuvat helposti tulkinnaksi. Tulkinta taas on lisätöiden polttoaine.
Tee yksi yhteinen pohja, jota käytetään aina.
Pääpointti: Muutokset eivät ole ongelma, epäselvät muutokset ovat.
Miten rakennat käytännön kommunikointimallin vaihe vaiheelta?
Tässä on toimiva perusrunko, jonka saat käyttöön nopeasti (ja jota on helppo ylläpitää).
Vaihe 1: Nimeä roolit
- Tilaajalta: päätöksentekijä + arjen yhteyshenkilö
- Urakoitsijalta: työmaan vetäjä + dokumentoija (voi olla sama henkilö)
Pääpointti: Yksi nimetty vastuuhenkilö vähentää “kuka vastaa?” -tilanteet.
Vaihe 2: Sovi rytmi ja formaatti
- Viikkopalaveri 15-30 min
- Päätöslista: 3-7 kohtaa
- Riskit: max 3 ja mitä niille tehdään
Pääpointti: Sama rakenne joka viikko tekee seurannasta kevyttä.
Vaihe 3: Tee yksi dokumenttipolku
- Kansiorakenne: sopimus, suunnitelmat, pöytäkirjat, kuvat, luovutus
- Nimeäminen: pvm_aihe_v1
Pääpointti: Kun tiedosto löytyy 10 sekunnissa, vähemmän aikaa palaa säätöön.
Vaihe 4: Sopikaa “nopean reagoinnin” sääntö
- Mikä on kiireellinen?
- Milloin soitetaan?
- Milloin riittää viesti + kirjaus?
Pääpointti: Nopeus syntyy selkeydestä, ei kiireestä.
Mitä kommunikoinnilla lopulta voitetaan tilaajalle?
Kun tieto liikkuu oikein, urakka pysyy ennustettavana ja päätökset tulevat ajoissa.
Tämä tukee myös kunnossapidon laatua: suunnitelmallinen tekeminen pidentää järjestelmien käyttöikää, ja ennakoiva kunnossapito voi tuottaa merkittäviä hyötyjä (WSP).
Lisäksi säännöllisen LVI-huollon arvioidaan säästävän energia- ja korjauskustannuksissa (WATTER).
Pääpointti: Hyvä kommunikointi vähentää turhaa vaihtelua – ja vaihtelu on se, mikä maksaa.
Markus Kirvesmäki, toimitusjohtaja In Tubolla, yli 9 vuoden kokemus LVI-urakoinnista
Yleisimmät kysymykset LVI-urakan kommunikoinnista
Seuraavat kysymykset ja vastaukset käsittelevät yleisimpiä tilanteita, joissa yrityskiinteistöjen LVI-urakoissa kommunikointi alkaa rakoilla.
Ne auttavat isännöitsijöitä ja kiinteistönomistajia rakentamaan mallin, joka vähentää epäselvyyksiä, nopeuttaa päätöksiä ja pitää urakan hallinnassa.
Kuinka usein LVI-urakasta pitää raportoida?
LVI-urakasta kannattaa raportoida vähintään viikoittain, jotta päätökset ja riskit nousevat esiin ajoissa eikä tilanne “yllätä” kuun lopussa.
Kuka saa antaa ohjeita työmaalle?
Ohjeita työmaalle kannattaa antaa vain nimettyjen yhteyshenkilöiden kautta, jotta työ ei lähde kahteen suuntaan ja vastuu pysyy selkeänä.
Mitä jos tilaaja ei ehdi reagoida nopeasti?
Jos tilaaja ei ehdi reagoida nopeasti, kannattaa sopia etukäteen päätöskatto: mitkä asiat urakoitsija saa ratkaista heti ja mitkä vaativat hyväksynnän.
Miten muutokset dokumentoidaan ilman raskasta prosessia?
Muutokset dokumentoidaan kevyesti, kun käytössä on yksi yhteinen pohja: mitä muuttuu, vaikutus hintaan ja aikatauluun, sekä hyväksyjä.
Yhteenveto
In Tubo palvelee Pk-seudulla ja on saanut 4,9 tähden arvosanan 28 Google-arvostelulla, mikä kertoo monen asiakkaan arvostavan juuri sujuvaa yhteydenpitoa ja selkeää toimintamallia.
Muita blogi kirjotuksiamme:
