Miten huoltosopimus yrityskiinteistölle kannattaa oikeasti rakentaa?
Miten huoltosopimus yrityskiinteistölle kannattaa oikeasti rakentaa?
Yrityskiinteistön huollossa suurin kustannus ei yleensä synny itse huoltokäynneistä, vaan viiveistä, epäselvistä vastuista ja yllättävistä vioista. Siksi sopimuksen rakenne on käytännössä osa riskienhallintaa ja kiinteistön arvoa. Varsinkin PK-seudulla, missä talotekniikka on kovassa käytössä vuoden ympäri.
Lyhyt vastaus
Hyvin rakennettu huoltosopimus yrityskiinteistölle määrittelee selkeästi, mitä järjestelmiä se kattaa, miten usein niitä huolletaan, millä vasteajoilla urakoitsija reagoi vikoihin ja miten työ raportoidaan. Sopimukseen kannattaa sisällyttää myös ennaltaehkäisevä kunnossapito, energiankulutuksen seuranta ja malli siitä, miten korjausinvestoinneista päätetään.
Koska lämmitys, ilmanvaihto ja jäähdytys muodostavat arviolta 40-60 prosenttia rakennusten energiankulutuksesta (MDPI), huollon taso vaikuttaa suoraan kustannuksiin ja ympäristövaikutuksiin. Oikein rakennettu sopimus tekee talotekniikasta ennakoitavaa sen sijaan, että se olisi jatkuvaa tulipalojen sammuttamista.
Pääpointit
- Huoltosopimus on ennen kaikkea yrityksen riskienhallintaa ja kustannusten ennakointia.
- Sopimuksessa pitää näkyä laajuus, vasteajat, raportointi, hinnoittelumalli ja vastuut.
- HVAC-järjestelmät ovat iso osa energiankulutusta, joten huollon taso näkyy suoraan energiakuluissa (MDPI).
- Yhdistelmä kiinteää huoltoa ja läpinäkyvää tuntiveloitteista lisätyötä toimii yleensä parhaiten yrityskiinteistöissä.
- Paras kumppani PK-seudulla löytyy referenssien, paikallisen kokemuksen ja kommunikoinnin kautta. Ei pelkästään hinnan perusteella.
Sisällysluettelo
- Miksi pelkkä "korjataan kun hajoaa" -malli ei toimi yrityskiinteistössä?
- Mitä hyvän huoltosopimuksen kuuluu sisältää?
- Kiinteähintainen vai tuntiveloitus, kumpi sopii yrityksille paremmin?
- Kuinka usein talotekniikkaa kannattaa huoltaa?
- Miten valita oikea huoltokumppani PK-seudulle?
- Miten In Tubo rakentaa huoltosopimuksen yrityskiinteistölle?
- Usein kysyttyä huoltosopimuksista
Miksi pelkkä "korjataan kun hajoaa" -malli ei toimi yrityskiinteistössä?
Rakennusten talotekniikka vastaa globaalisti arviolta 33-40 prosentista loppuenergian käytöstä ja luontoresursseista (Theseus). Kun yrityskiinteistössä tulee lämmitys-, vesi- tai ilmanvaihtovika, kyse ei ole vain tekniikasta. Usein työnteko keskeytyy, asiakkaat häiriintyvät tai tuotanto pysähtyy.
"Korjataan kun hajoaa" johtaa helposti kalliisiin hätäkeikkoihin, seisokkeihin ja vaikeasti ennakoitaviin kuluihin. Huoltosopimus tuo tilalle ennakoitavuutta ja rakenteen.
Yhteenveto: Reaktiivinen malli maksaa aina enemmän kuin suunnitelmallinen huolto, kun tarkastellaan kokonaistaloutta.
Bonus vinkki: Laske edes karkea kustannus yhdestä päivän seisokista. Sen jälkeen näet kun huoltosopimuksen arvo näyttää erilaiselta.
Mitä hyvän huoltosopimuksen kuuluu sisältää?
Hyvä huoltosopimus on selkeä, mitattava ja ymmärrettävä myös ei-tekniselle päättäjälle. Ajatus on, että tilaajan ei tarvitse arvata, mitä on sovittu.
Vähintään sopimuksessa tulisi olla:
- Laajuus: LVI, jäähdytys, pumput, automaatio, turvajärjestelmät - mitä mukana, mitä ei.
- Huoltotiheys: Kuinka usein mikäkin laite tai järjestelmä huolletaan.
- Vasteajat: Eri vikatyypeille ja eri vuorokaudenaikoina.
- Raportointi: Miten havainnot ja tehdyt työt dokumentoidaan ja jaetaan.
- Hinnoittelu: Mitä kiinteä osuus kattaa ja mitä laskutetaan tuntien ja materiaalien mukaan.
- Vastuut: Kuka päättää korjauksista ja investoinneista, millä perusteilla.
Tutkimusten mukaan laadunvarmistus, luovutusvaiheen selkeys ja materiaalivalinnat vaikuttavat merkittävästi asiakkaiden tyytyväisyyteen urakoitsijoihin (Journal.fi). Sama logiikka pätee suoraan huoltosopimuksiin.
Yhteenveto: Jos jokin asia on epäselvä sopimuksessa, se on todennäköisesti epäselvä myös ensimmäisen vian sattuessa.
Bonus vinkki: Pyydä jokaiselta tarjoajalta esimerkkihuoltoraportti oikeasta kohteesta. Se paljastaa, miten hyvin he raportoivat.
Kiinteähintainen vai tuntiveloitus, kumpi sopii yrityksille paremmin?
Moni miettii, onko kiinteähintainen huoltosopimus "liian kallis" verrattuna tuntiveloitteiseen malliin. Todellisuudessa molempia tarvitaan, mutta eri rooleissa.
| Malli | Plussat | Haasteet |
|---|---|---|
| Kiinteä huoltosopimus | Ennakoitava kustannus, motivoi ennaltaehkäisevään huoltoon | Vaatii selkeän määrittelyn, voi tuntua kalliilta jos vikoja vähän |
| Tuntiveloitteinen malli | Maksat vain tehdystä työstä | Vaikeampi budjetoida, houkutus siirtää huoltoa myöhemmäksi |
| Yhdistelmämalli | Tasapainottaa riskit, kiinteä peruspaketti + joustavat lisätyöt | Edellyttää läpinäkyvää raportointia ja luottamusta |
Yhteenveto: Yrityskiinteistössä yhdistelmämalli on usein turvallisin. Perushuolto kiinteällä hinnalla, lisätyöt selkeällä tuntihinnalla.
Bonus vinkki: Pyydä tarjoajalta kaksi laskelmaa: arvioitu vuosikustannus puhtaalla tuntimallilla ja yhdistelmämallilla.
Kuinka usein talotekniikkaa kannattaa huoltaa?
Oikea huoltotiheys riippuu kiinteistön käytöstä, järjestelmien iästä ja riskitasosta. Yhteistä lähes kaikille yrityskiinteistöille on se, että talotekniikka kuluttaa paljon energiaa: HVAC-järjestelmät vastaavat jopa 40-60 prosentista rakennusten energiankulutuksesta (MDPI).
Useissa tutkimuksissa korostetaan, että pelkän laitevaihdon sijaan kokonaisvaltainen saneeraus ja systemaattinen huolto tuottavat parhaat säästöt energian ja sisäilman laadun kannalta (ResearchGate). Tämä on hyvä muistutus siitä, että huolto ei ole vain "öljyämistä", vaan osa kiinteistöstrategiaa.
Yhteenveto: Liian harva huolto kasvattaa riskejä, liian tiheä huolto kuluttaa turhaan resursseja. Oikea rytmi löytyy riskien ja käyttötavan mukaan.
Bonus vinkki: Aloita kriittisimmistä kohteista, kuten IV-koneista ja pumppuryhmistä, ja määrittele niiden huoltorytmi ensin.
Miten valita oikea huoltokumppani PK-seudulle?
PK-seudulla talotekniikan kuormitus on kova ja kiinteistöt vaihtelevat historiallisista kivitaloista moderneihin toimistotaloihin. Siksi kumppanin valinta kannattaa tehdä faktojen, ei fiiliksen varassa.
Käytännön hakukriteerit ja kanavat
- Määrittele kiinteistötyyppi: toimisto, tuotantotila, myymälä, hybridi.
- Hae esimerkiksi: "LVI-huoltosopimus Helsinki", "talotekniikan ylläpito yrityksille", "LVI-huolto PK-seutu".
- Tarkista referenssit samankaltaisista kohteista - erityisesti yritys- ja tuotantokiinteistöt.
- Kysy suosituksia muilta yrityksiltä tai isännöitsijöiltä.
- Tapaa 1-2 kumppania paikan päällä kiinteistössäsi.
- Vertaile laajuutta, vasteaikoja, raportointia ja hintaa rinnakkain.
Samalla on hyvä huomioida, että korjausrakentaminen muodostaa 42 prosenttia LVI-urakointiyritysten liikevaihdosta (LVI-TU). Se kertoo, että monilla toimijoilla painopiste on saneerauksessa ja ylläpidossa, mikä on yrityskiinteistön kannalta hyvä asia.
Yhteenveto: Oikea kumppani löytyy, kun katsot referenssejä, paikallista kokemusta ja kommunikointia. Et vain halvinta hintaa.
Bonus vinkki: Testaa kumppanin reagointinopeus jo ennen sopimusta lähettämällä heille kysymys sähköpostilla tai yhteydenottolomakkeella.
Miten In Tubo rakentaa huoltosopimuksen yrityskiinteistölle?
In Tubolla aloitamme aina kiinteistön käytön ja riskien kartoituksesta. Jokainen yrityskiinteistö on hieman erilainen: yhdessä on herkkä tuotanto, toisessa asiakasliikenne, kolmannessa kriittinen IT-ympäristö. Sopimus pitää säätää sen mukaan, missä ei yksinkertaisesti ole varaa seisokkeihin.
Käymme tyypillisesti läpi järjestelmät, kriittiset
pisteet, nykyiset haasteet ja tavoitellun palvelutason.
Sen perusteella rakennamme huoltosuunnitelman, jossa yhdistyvät määräaikaishuollot, vikapäivystys ja selkeä raportointi.
Asiakkaat ovat kertoneet arvostavansa erityisesti nopeaa kommunikointia ja sitä, että sama tiimi tuntee kiinteistön vuodesta toiseen.
Yhteenveto: Hyvä huoltosopimus tuntuu arjessa siltä, että talotekniikka "vain toimii" eikä vie kaikkea huomiota.
Bonus vinkki: Pyydä meiltä pilottijakso tai rajattu laajuus, jos haluat testata yhteistyötä ennen täysimittaista sopimusta.
Huoltosopimukset yrityskiinteistöissä
Voiko huoltosopimuksen aloittaa pienemmällä laajuudella ja kasvattaa myöhemmin?
Voi. Moni aloittaa kriittisimmistä järjestelmistä ja laajentaa sopimusta, kun luottamus ja tarve kasvavat.
Onko huoltosopimus aina kalliimpi kuin "tarvittaessa huolto"?
Yksittäisen vuoden näkökulmasta joskus kyllä, mutta kun mukaan lasketaan seisokit, äkkiviat ja nopeuslisät, sopimus on usein edullisempi pitkällä aikavälillä.
Tarvitseeko minulla olla teknistä taustaa, jotta voin hallita huoltosopimusta?
Ei. Riittää, että ymmärrät perusraamit. Hyvä kumppani selittää asiat selkeästi ja pitää sinut ajan tasalla ymmärrettävällä kielellä.
Yhteenveto
Yrityskiinteistön huoltosopimus ei ole pelkkä liite, vaan yksi tärkeimmistä työkaluista, joilla pidät talotekniikan kunnossa ja liiketoiminnan käynnissä. Kun sopimus on selkeä, riskit pienenevät, kustannukset tasaantuvat ja arki helpottuu.
Jos haluat nykyisen sopimuksen parantamiseen tai kokonaan uuden huoltosopimuksen rakentamiseen, ota yhteyttä In Tuboon ja varaa lyhyt kartoitus PK-seudun kiinteistöllesi.
Muita blogi kirjotuksiamme:
